useful_informations_everyday:record_and_backup:funds_management_and_verificatio_for_ossf
基礎概念
一般計畫經費運作分為四個主要項目，業務費（含人事費）、設備費、國外差旅費，以及管理費，以下由後向前簡要說明：
- 管理費：原則上由計畫主持人自主運用之經費，以性質來說，其使用目的較不受限，只要是與計畫管理面向有一定關聯性之名目皆可報支，包含具正當理由之餐敘、活動餐費，或是就全職人員進行資遣時需撥付之資遣費用，皆得由管理費來進行撥付。管理費的基本定義，為計畫主持人在進行管理時所使用之經費，故其運用狀態原則上僅有計畫主持人可進行瀏覽，但計畫個別同仁的必要花用，經計畫主持人先行同意之後，亦得以透過請購系統來支用管理費，其具體流程一樣是透過出差、請購、日薪領據或非固定薪資領據的線上系統申報，經計畫主持人在同一系統上線上簽核後，相關經費便可於管理費項下支付。
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：管理費是否僅能透過非固定薪資領據的方式報支？依目前對線上系統進行的觀察，僅發現「非固定薪資領據」申報系統可圈選管理費之欄位，那麼其他如月薪、日薪領據、國外差旅、設備採購與出差請購，是否得以紙本的方式支用之？
- 國外差旅費：倘院外經費計畫書中有規劃，方可專款使用之經費。
- 設備費：購置伺服器、桌上型電腦、筆記型電腦等資訊設備相關之費用。原則上個別價金一萬元以上之財產，才會被列入「設備」品項，個別價金一萬元以下之財產，則在管理的觀念裡不視為「設備」，其購置改列入「業務費」裡支用。
- 財產被視為「設備」則須被列管，一萬元以下五百元以上之「物品」亦須被列管；單品五百元以下則多被視為文具類與耗材類，購置後得不列帳管理。
- 若院外計畫書有明列贈品類財產，例如T-shirt、隨身碟等得於活動辦理時作為賓客贈品之物件，可在請購簽呈中述明在購入後不將其視為「設備」與「物品」來進行財產管理；然其後在發送時，亦須建冊登記贈送對象及贈送理由，以在必要時得出具相關紀錄來證明並未浮濫撥給。
- 業務費（內含人事費）：一般計畫的經費運轉狀況，是將人事費用（計畫參與人員的固定薪資）列入業務費大項中，一併規劃處理；可說，不列入管理費、國外差旅費，以及設備費之金額項目，幾乎全列入業務費這個分類項目中。
- 依科技部101年7月19的新修訂的規則，補助經費各分類項目之間，得進行50％比例的流用，所謂50％比例意指流入金額不得逾該項目原核定金額之一半，而流出金額亦不得逾該項目核定金額之一半。此一流用事先不須報支科技部，直接依執行機構內部程序即可變動使用，然要流用的項目本來在計畫書中並無編列的話，還是需要事先函文向科技部報備並得其同意：
- 101年7月19號新修訂的「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫作業要點」：http://www.most.gov.tw/public/Data/273017331171.pdf
- 101年7月19號新修訂的「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則」：http://www.most.gov.tw/public/Data/2879533671.pdf
- <html><font color=“red”>待補充事項</font></html>：項目經費流用的基本流程
- 科技部補助經費除比例的流用外，若有下列事務的變更亦須登錄資創中心內部網站進行變動申請：
- 審核流程：申請人填寫→計畫主持人審核→中心會計審核→中心主任/副主任審核。
- 業務費-國際合作研究計畫國外學者來臺費用項目新增或刪除：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_NSC_operating_account.php
- 研究設備費-研究設備購置項目變更(不限金額)：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_NSC_equipment_account.php
- 國外差旅費-出國目的(出席國際會議差旅費、移地研究差旅費、國際合作研究計畫)變更：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_abroad_account.php
- 院內經費與院外經費最大的性質差異，在於院內經費為中研院自有財源，故其支出與核銷方面悉依中研院相關規則辦理；院外經費則是依據計畫書之規劃來進行，若計畫書中已清楚擬定，則該項特別採購或經費使用規劃，若不合於一般中研院相關規則，亦可被從寬認可而得以進行例外處理，例如：中研院規定資通服務須優先徵選國內廠商，然若外部經費計畫書已述明將採國外雲端託管服務，則可逕行為之；然外部經費亦有其高度限制的地方，例如書籍、文具等一般性辦公物品，若計畫書擬定時並未登載，則不宜以此類名義動支。
帳務綱要
計畫運轉需定期或不定期報支的各項薪酬與帳務費用，原則上可分類為「固定月薪」、「日薪領據」、「非固定薪資領據」（此三類概念上有「薪酬」之性質），以及「出差」和「請購」（此二類概念較無「薪酬」之性質），以下由前至後簡要說明：
- 要將相關費用支付予自然人，該名人員必須先於資創中心下之人事系統登錄有人事資訊(http://citiwww.citi.sinica.edu.tw/citi_page/internal_affairs/newemployee.html)；已登錄人事資料後若需變更相關資訊，例如匯款帳戶，可電洽或郵件予資創中心出納李侑學小姐，提供相關資料（帳戶需書面影本）後，請其代為進行變更。
- 一萬塊以上的費用，原則上須直接款匯廠商，而不適宜直接以現金支付。
- 經費核銷最後紙本傳遞的資創中心對口行政人員，院外經費為謝佳燕小姐，院內經費則為李瑋琪小姐。
- 因應二代健保需扣繳兼職人員（勞健保並未附掛於中研院者）之補充保費，若個別兼任同仁符合免扣補充保費之條件者，可於人事報到之時，填具下列書表並提供相關證明文件，以申請免除扣繳。日後於申請日薪領據或非固家薪領據之報支時，再於備註或說明欄內填註「先前已繳交免扣繳補充保險費申請書並經奉核登記」，即可：
- 月薪：按月定期支付且原則上有固定額度之薪酬，例如全職同仁個人的月薪、院內經費下的兼任月薪（<html><font color=“red”>此點待確認</font></html>）、科技部補助經費下的臨時工月薪（<html><font color=“red”>此點待確認</font></html>），以及撥給在學碩士生與博士生之助學金。定額定期給付之月薪，僅在相關人員報到後第一次，需繳交相關紙本文件予資創中心業管的行政人員，其後經人事系統建檔完成，每個月資創中心人員會自動代為報支相關款項，毋須另行通知。
- 日薪領據：以日計算工作酬勞之人員，適用日薪領據系統(http://citioa.citi.sinica.edu.tw/OA-WEB_v2/individual/dailyAttendance/dailyAttendance.jsf)，例如勞務採購人員。
- 此系統任何人員皆可操作（<html><font color=“red”>此點待確認</font></html>），但必須知悉酬勞給付對象之身份證字號/護照號碼，以及出生年月日方可為其登錄報支資訊。
- 線上操作並列印出日薪領據之後，證明人欄位請計畫主持人簽章，持此紙本透過院內傳遞予中心行政。
- 非固定薪領據：授課鐘點費、稿酬、譯稿費、校稿費等非以月薪與日薪計算之薪酬，適用非固定薪資領據填報系統(http://citioa.citi.sinica.edu.tw/OA-WEB_v2/projectManager/feeReceipt/feeReceipt.jsf)
- 此系統任何人員皆可操作（<html><font color=“red”>此點待確認</font></html>），但必須知悉酬勞給付對象之身份證字號/護照號碼，以及出生年月日方可為其登錄報支資訊。
- 線上操作並列印出領據紙本之後，交由受款人簽名，或經其同意之後以蓋章的方式准認，持此紙本併所需的相關證明文件，透過院內傳遞予中心行政。
- 內部訓練的授課鐘點費僅能透過院內經費來進行報支，並附上簡式授課內容的紙本說明，此一差異是因院外經費（例如科技部補助經費）的運用，悉以計畫書內容為準，僅得專款專用。
- 出差：出差是透過請購系統(http://citias.iis.sinica.edu.tw/Purchase/services/forms/travel/add)裡新增出差單的功能來進行申請。
- 待一切線上流程登錄與批審完畢之後，列印出紙本的出差單，持此紙本出差單併出差各項單據正本（例如高鐵票根、住宿發票或其他證明，或是自行開車往返比照公民營客運最高階來回票價之紙本資料。），透過院內傳遞予中心行政。
- 請購：請購是透過請購系統(http://citias.iis.sinica.edu.tw/Purchase/services/forms/purchase/add)裡新增請購單的功能來進行申請。簡要來說，薪酬以外的各式採購需求，都是透過請購系統來進行申請，包括設備、物品的採購，文具、耗品、書籍、碳粉匣的補充，皆是透過請購的程序來完成。（<html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：是否日薪領據的報支，毋須再經請購系統來登記，而非固定薪資領據，仍然要經請購系統來登記？！）
- 待一切線上流程登錄與批審完畢之後，列印出紙本的請購單，持此紙本出差單併請購相關的各項單據正本與說明資料（例如），透過院內傳遞予中心行政。
- 設備與物品如透過「政府電子採購網」進行採買，則毋須再經過比價程序，若否，則建議在自行採買下單之時，查找不同廠商、不同平台之比價列表或清單，並自行留存以資日後佐證。
- 一萬塊以上的請購支出，原則上須直接款匯廠商，而不適宜直接以現金支付。
- 一般辦公室文具、耗品如螢幕清潔劑或高壓噴氣罐，僅能夠以院內經費請購並支付，不宜以院外如科技部補助經費進行支出。
登錄範本
院外業務費含人事費
| 核定狀況 | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 專任人員 | 碩士班研究生研究助學金 | 博士班研究生獎助金 | 研究主持費 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 |
| 102.8.1-103.7.31 | 5 | 6 | 2 | 1 | 4,934,000 | ? | ? |
| 人事費執行狀況 | |||||||
| 專任人員薪酬含勞健保預估 | 助學金與獎助金預估 | 研究主持費預估 | 實支金額 | ||||
| ? | ? | ? | ? | ||||
| 業務費執行狀況 | |||||||
| 日薪領據相關費用 | |||||||
| 請領日期 | 工作內容 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | |||
| 103.6.20 | 開源授權資訊查找與編譯 | 陳蕙蓁 | 8,000 | 黃郁文 | |||
| 非固定薪資領據相關費用 | |||||||
| 請領日期 | 費用類別 | 明細 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | 請購單編號 | |
| 102.9.2 | 稿費 | 謝良奇224、225期電子報外稿編譯 | 陳蕙蓁 | 8165 | 謝良奇 | 5604 | |
| 國內差旅相關費用 | |||||||
| 出差日期 | 上單日期 | 明細 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | 出差單編號 | |
| 102.8.29 | 102.8.28 | 應工研院資通所邀請，與林誠夏一同提供自由開源軟體大型雲端專案授權分析與整合應用演講(OpenStack)，題目:認識與活用自由開軟體。(自行開車來回240) | 葛冬梅 | 240 | 葛冬梅 | ? | |
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：非固定薪資除產生領據外，還必須上請購系統請購，那麼日薪領據是否也是如此？
院外管理費
| 核定狀況 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 | |||
| 102.8.1-103.7.31 | 747,000 | ? | ? | |||
| 非固定薪資領據相關費用 | ||||||
| 請領日期 | 費用類別 | 明細 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | 請購單編號 |
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：管理費是否僅能透過非固定薪資領據的方式報支？依目前對線上系統進行的觀察，僅發現「非固定薪資領據」申報系統可圈選管理費之欄位，那麼其他如月薪、日薪領據、國外差旅、設備採購與出差請購，是否得以紙本的方式支用之？
院外設備費
| 核定狀況 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 品名 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 | ||
| 102.8.1-103.7.31 | 高階伺服器 | 255,000 | 253,309 | 1,691 | ||
| 執行狀況 | ||||||
| 請購日期 | 品名/規格/型號 | 請購人 | 金額 | 付款對象 | 請購單編號 | 政府電子採購網請購單號 |
| 102.11.20 | Brocade BR-815 光纖網路卡 | 黃崇閔 | 29,104 | 翰基股份有限公司 | 102115123 | |
| 102.11.20 | NetXtreme II 1000 Express Quad-Port 網路卡 | 黃崇閔 | 59,970 | 翰基股份有限公司 | 102115123 | |
| 102.10.22 | 網路儲存交換器之8Gbps單埠介面卡 | 黃崇閔 | 116,416 | 翰基股份有限公司 | 102105141 | A20131022000177 |
| 102.10.22 | 網路儲存交換器之16埠8G | 黃崇閔 | 47,819 | 翰基股份有限公司 | 102105140 | A20131022000175 |
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：2013/10/29從業務費轉入85,000至設備費，然此一資訊並未登錄於設備費帳上，目前設備費登錄仍是原核定255,000減去已花費之253,309，餘額1,691？
- 設備請購與核銷於資創中心的行政對口人員為總務劉盈真小姐。
院外國外差旅費
| 核定狀況 | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 人次 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 | ||||||||
| 102.8.1-103.7.31 | 3 | 180,000 | 154,293 | 25,707 | ||||||||
| 執行狀況 | ||||||||||||
| 日期起迄 | 天數 | 支用人員 | 人次 | 日支補助 | 交通費 | 註冊費 | 簽證費 | 保費 | 雜支 | 預計金額 | 實支金額 | 差額 |
| 103.3.13-103.3.16 | 4 | 葛冬梅 | 1 | 29,570 | 6,769 | 36,339 | ||||||
| 102.12.5-102.12.14 | 10 | 林誠夏 | 1 | 59,734 | 13,125 | 75,965 | 72,859 | |||||
| 5 | 林旅強 | 1 | 37,370 | 7,725 | 51,001 | 45,095 | ||||||
院內業務費含人事費
| 核定狀況 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 專任併兼任人員 | 碩士班研究生研究助學金 | 博士班研究生獎助金 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 |
| 103.1.1-103.12.31 | 3 | ? | ? | 3,000,000 | ? | ? |
| 人事費執行狀況 | ||||||
| 專任人員薪酬含勞健保預估 | 助學金與獎助金預估 | 實支金額 | ||||
| ? | ? | ? | ||||
| 業務費執行狀況 | ||||||
| 日薪領據相關費用 | ||||||
| 請領日期 | 工作內容 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | ||
| ? | ? | 陳蕙蓁 | ? | ? | ||
| 非固定薪資領據相關費用 | ||||||
| 請領日期 | 費用類別 | 明細 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | 請購單編號 |
| ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? |
| 國內差旅相關費用 | ||||||
| 出差日期 | 上單日期 | 明細 | 填報人 | 金額 | 付款對象 | 出差單編號 |
| ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? |
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：非固定薪資除產生領據外，還必須上請購系統請購，那麼日薪領據是否也是如此？
- <html><font color=“red”>待確認資訊</font></html>：院內管理費是否專屬於計畫主持人個人，故毋紀錄與登錄之需求與必要？
院內設備費
| 核定狀況 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日期起迄 | 預計金額 | 實支金額 | 餘額 | |||
| 103.1.1-103.12.31 | 300,000 | ? | ? | |||
| 執行狀況 | ||||||
| 請購日期 | 品名/規格/型號 | 請購人 | 金額 | 付款對象 | 請購單編號 | 政府電子採購網請購單號 |
| ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? |
其他行政附屬流程
應用典範行政事務
應可改易與應用典範技術事務一併處理？
洽資創中心申請停車券
- 申請對象：致電或發信向資創中心總務劉瑩真小姐進行申請。
- 停車券使用上有定式登記表格，該表格於填註幾張或以半年、一年為期，經計畫主持人簽註之後紙本傳遞回中心總務人員。
名片印製相關事務
梅枝的相關聯絡資訊
必要文件需經計畫主持人簽名肯認者
是不是設一個文件區，讓同仁將相關文件存放於此，然後每週定時派員將文件呈予計畫主持人進行簽章？
資通講座登錄Wiki並寄通知
此項工作應可輕政簡賦的取消掉？
會議活動借款單
- 文件提供予秘書與會計
- 需支出場地費之文件交予主任英文秘書張玉嬋小姐
- 免費借用場地之文件交予主任中文秘書葉昱昕小姐
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